Assistant IA de garage : les documents à rassembler

Avant de choisir un outil, rassemblez les documents qui contiennent les réponses. Un assistant d'équipe ne sait que ce que vous lui donnez : dans un garage, cela veut dire vos procédures d'accueil et d'atelier, vos tarifs affichés, les règles du métier qui encadrent les réponses, et les questions que vos clients posent vraiment. Voici la liste, classée par usage, puis l'ordre conseillé.

1. Accueil et réception

• Procédure de réception et de restitution du véhicule, étape par étape (voir le modèle de procédure).
• Modèle d'ordre de réparation et modèle de devis en usage.
• Modèle d'attestation de refus d'une réparation préconisée, si vous en avez un (l'INC, Institut national de la consommation, rappelle que le garagiste peut ainsi se dégager de son devoir de conseil).
• Grille des forfaits et taux horaires toutes taxes comprises, celle qui est affichée, avec sa date.
• Texte de l'affichage sur les pièces issues de l'économie circulaire, au comptoir et sur le site (article D224-25-2 du Code de la consommation).
• Conditions du véhicule de prêt, s'il existe, et l'information d'assurance qui l'accompagne.

2. Atelier

• Fiches de pannes résolues : véhicule, symptôme, cause, réparation, source (voir la documentation de l'atelier).
• Procédures internes : consignation d'un véhicule électrique ou hybride, levage, recharge de climatisation, essais sur route.
• Tableau des habilitations électriques : salarié, symbole, date de délivrance et de recyclage. L'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) rappelle que l'habilitation est révisée chaque année.
• Notices des équipements : pont élévateur, station de climatisation, outil de diagnostic.
• Procédure déchets : huiles usagées, pneus, contacts des collecteurs (voir les déchets du garage).

Ne versez pas dans un assistant la documentation d'un constructeur ou d'un éditeur de données techniques sans avoir vérifié que vos conditions d'accès le permettent.

3. Règles du métier

Ces textes servent de référence : l'assistant les cite quand il rappelle une règle.

• La fiche « Les garagistes en 20 questions-réponses » de l'INC.
• Les articles R224-22 à D224-25-5 du Code de la consommation (pièces issues de l'économie circulaire).
• L'article L211-5-1 du Code des assurances (libre choix du réparateur).
• Les articles R543-3 à R543-14 et R543-137 et suivants du Code de l'environnement (huiles et pneus).
• La fiche Service Public sur le contrôle technique d'une voiture.
• La page de l'INRS sur l'habilitation électrique.

Notez à côté de chacun la date à laquelle vous l'avez téléchargé : un texte se modifie, et l'assistant doit pouvoir dire de quand date sa source.

4. Questions des clients

• Les vingt questions les plus posées à l'accueil et au téléphone, notées pendant deux semaines, avec la réponse que vous voulez voir donnée.
• Horaires, accès, dépôt hors horaires, moyens de paiement.
• Marques et motorisations prises en charge.
• Ce que vous ne faites pas, et vers qui vous orientez.

Voir répondre aux questions des clients pour les réponses de référence.

5. Ce qu'on laisse de côté au début

• Les fichiers clients et l'historique des factures : utiles plus tard, mais ils contiennent des données personnelles. Commencez sans.
• Les anciennes versions de procédures et de grilles tarifaires : elles se contredisent avec les nouvelles.
• Les documents scannés illisibles : mieux vaut les réécrire.

L'ordre conseillé

1. Semaine 1 : les questions des clients et leurs réponses, la grille tarifaire. C'est ce qui se teste le plus facilement.
2. Semaine 2 : la procédure de réception, l'ordre de réparation, les règles du métier.
3. Ensuite : les fiches de pannes et les procédures d'atelier, à mesure que l'équipe les écrit.

À chaque étape, posez à l'assistant les questions réelles notées à l'accueil, et vérifiez qu'il cite le bon document. S'il répond sans source, c'est le document qui manque, pas l'outil.

Et l'outil ?

Une fois les documents prêts, l'outil se choisit sur des critères simples : peut-on envoyer ces fichiers, l'assistant cite-t-il ses sources, peut-on le partager avec l'équipe et le placer sur le site. ALMA, édité par IArche, permet par exemple d'envoyer des fichiers PDF, DOCX, TXT ou CSV ou de faire lire son site, affiche les citations des sources, gère le partage avec l'équipe par rôles et s'intègre au site par un widget. Ses forfaits sont présentés sur la page des tarifs d'ALMA, avec trois jours d'essai sur un premier abonnement, carte demandée. Comparez avec les autres solutions sur les mêmes critères.